文書の書き方分かりやすい文書作成

分かりやすい文書の作成方法を示します．

はじめに

文書を書く意味

ここでは，文書作成の技法を示します．対象とする文書は，レポート(報告書)や論文(卒業，修士，博士)，各種の計画書などです．文学作品は対象外です．

文書を作成する目的は，

読者に情報を伝える．情報の内容は，事実や著者の意見・検討結果などです．
記録として，情報を残す．

です．近年，後者の記録としての役割は薄れています．コンピューターを使った情報処理が進んだからです．情報は電子化され，途方もない量の情報がサーバーに蓄えらています．それも，とても安価にです．加えて，情報を検索する技術が進化しました．これらの情報処理技術の進歩により，情報は文書にまとめなくても記録として残り，探し出せるようになりました．

コンピューターが進歩しても，情報を伝えるという文書の役割は変わりがありません．論理的な情報を人が認識するには文書が最も優れているからです．文書と言っても文字だけではありません．図や表なども含まれます．更に，現代では，HTML の技術を使った動画もあります．と言っても，論理的なことを伝えるには文字が必要です．

かつて，文書の作成は一部のエリートの仕事でした．しかし，社会が進むと文書を作成する人が増えます．現代では，エリートではない一般の人が文書を作成します．その一方で，文書作成ができない人も数多く見受けられます．明らかに能力の差があります．訓練 (教育) さえ受ければ，その能力は誰でも身につきます．しかし，このことに関しての日本の教育の遅れは惨憺たるものです．国が発行する文書でもひどいものが多数あります．憂いているばかりではしょうがないので，文書の書き方の基本的なことを示します．

良い文書とは

良い文書の作成の指針は，第二次大戦中の英国の宰相:ウィンストン・チャーチルが示しています．第二次大戦の初期(1940年頃)，ドイツ軍の攻撃により，英国は壊滅の危機が迫っていました．その時，チャーチルは政府各部局の長に次のようなメモを送りました(木下是雄「理科系の作文技術」より)．

われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ．その書類のほとんどすべてが長すぎる．時間が無駄だし、要点を見つけるのに手間がかかる.

同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配意願いたい．

報告書は、要点をそれぞれ短い、歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。
複雑な要因の分析にもとづく報告や、統計にもとづく報告では、要因の分析や統計は付録とせよ。
正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し、必要に応じて口頭でおぎなったほうがいい場合が多い。
次のような言い方はやめよう：｢次の諸点を心に留めておくことも重要である｣、｢……を実行する可能性も考慮すべきである｣。この種のもってまわった言い廻しは埋草にすぎない。省くか、一語で言い切れ。

思い切って、短い、パッと意味の通じる言い方を使え。くだけすぎた言い方でもかまわない。

私のいうように書いた報告書は、一見、官庁用語をならべ立てた文書とくらべて荒っぽいかもしれない。しかし、時間はうんと節約できるし、真の要点だけを簡潔に述べる訓練は考えを明確にするにも役立つ。